Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Henkilötietolaki (523/99) 10 § EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR)

Laatimispäivä 21.2.2021 Päivitetty viimeksi 2.2.2025

1. Yleistä

Rekisterinpitäjällä on tietosuoja-asetuksen mukaan velvollisuus informoida selkeällä tavalla rekisteröityjä. Tämä seloste täyttää informointivelvoitteen.

Tämän rekisteri- ja tietosuojaselosteen tarkoituksena on kuvata mahdollisimman selkeästi sitä, miten keräämme, käsittelemme ja säilytämme antamiasi henkilötietoja.

2. Rekisterinpitäjä

JS Ohjauspalvelut / Jasna Sairanen

Y-tunnus: 3003111-5

3. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Jasna Sairanen

Polvianderintie 9 A

03250 Ojakkala

puh. +358403205754

Email: js.ohjauspalvelut@gmail.com

4. Rekisterin nimi

JS Ohjauspalvelut asiakasrekisteri

5. Mitä henkilötietoja keräämme

Kun otat yhteyttä sähköpostilla, puhelimitse, yhteydenottolomakkeella tai varaat ajan sähköisen ajanvarauskalenterin kautta (vello.fi/js-ohjauspalvelut) ja annat yhteystietojasi (nimi, puhelinnumero, osoite, sähköpostiosoite) ja syntyy asiakkuus, tietosi tallennetaan asiakasrekisteriin. (JS Ohjauspalvelut asiakasrekisteri).

Keräämme sinusta vain kyseisen palvelun käyttämisen kannalta välttämättömät tiedot:

Varatessasi ajan Lyhytterapiaan tai Neuropsykiatriseen valmennukseen tarvitaan asiakkuuden ylläpitämistä ja laskutusta varten sinun yhteystietosi (etunimi, sukunimi osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero).

6. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus (rekisterin käyttötarkoitus)

Asiakasrekisteriin tallennettuja henkilötietoja käytetään asiakassuhteiden hoitamiseen, laskutukseen ja tiedottamiseen sekä markkinointitarkoituksiin, jos annat markkinointiin erikseen suostumuksesi.

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on oikeutettu etu, eli tässä tapauksessa asiakassuhde ja sen hoitaminen sekä joissain tapauksissa sopimus, eli se, että tarvitsemme henkilötietoja täyttääksemme kanssasi solmimamme sopimuksen tietyn palvelun järjestämisestä. Aloittamalla asiakassuhteen, asiakas on itse antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn tarkoituksen mukaisesti.

Henkilötietoja käsittelee lähtökohtaisesti vain rekisteripitäjä.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterinpitäjä rekisteröi asiakkaasta ne tiedot, jotka asiakas itse ilmoittaa yhteydenoton tai ajanvarauksen yhteydessä. Tai jos henkilö muutoin antaa suostumuksensa siihen, että yhteystiedot tallennetaan väliaikaisesti ilman varsinaista asiakassuhdetta. Esimerkiksi silloin, jos asiakas ottaa yhteyttä sähköpostitse/puhelimitse/sosiaalisen media kautta ja haluaa esimerkiksi jäädä jonottamaan vapautuvaa asiakaspaikkaa. Tai muissa tilanteissa, joissa asiakas luovuttaa tietojaan esimerkiksi sosiaalisen median kautta.

8. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Rekisterinpitäjä ei säännönmukaisesti luovuta tietoja kolmansille osapuolille, eikä siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

JS Ohjauspalvelut käyttää seuraavia palveluita:

Ukko.fi Yrittäjä, jonka tietosuojaseloste löytyy osoitteesta: https://cloudfront.ukko.fi/wp-content/uploads/2021/09/Tietosuojaseloste-Ukko.fi-toiminimiyrittajat-2.pdf

Webnode, jonka tietosuojaseloste löytyy osoitteesta: https://www.webnode.com/fi/tietosuojakaytanto/

Vello, jonka tietosuojaseloste löytyy osoitteesta: https://www.vello.fi/fi/tietosuojaseloste

Lisäksi yhteydenpidossa käytetään Gmail-sähköpostia ja etätapaamiset järjestetään Microsoft Teamsin välityksellä.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Asiakasrekisterin tiedot on tallennettu rekisterinpitäjän järjestelmään. Järjestelmään sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Järjestelmä on myös suojattu palomuurein ja muiden teknisten keinojen avulla (F-secure). Järjestelmään tallennettuihin rekisterin sisältämiin tietoihin pääsee ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain rekisterinpitäjä.

Ilmoitamme mahdollisesta tietoturvaloukkauksesta rekisteröidylle ilman aiheetonta viivytystä.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen: js.ohjauspalvelut@gmail.com

Kielto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten.

Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopiot.

Oikeus tietojen korjaaminen

Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta.

Poisto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Poistopyyntö käsitellään, jonka jälkeen joko tiedot poistetaan tai rekisteröidylle ilmoitetaan perusteltu syy, miksi tietoja ei voida poistaa.

Rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Esimerkiksi rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto määritellyn ajan (sis. laskut, joissa on rekisteröidyn yhteystietoja).

Valitusoikeus

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tehdä valitus kansalliselle tietosuojavalvontaviranomaiselle, jos hän kokee rekisterinpitäjän henkilötietojen käsittelyn olevan tietosuojalainsäädännön vastaista.

10. Käsittelyn kesto

Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti vain niin kauan kuin asiakkuus on voimassa tai se on muutoin välttämätöntä. Nimeä ja sähköpostisoitetta voidaan kuitenkin asiakkuuden jälkeenkin käyttää markkinointitarkoitukseen, ellei asiakas sitä kiellä. Muokkaamme tietoja tai poistamme ne järjestelmästä asiakkaan näin pyytäessä. Tiedot poistetaan viimeistään 12 kuukauden kuluttua asiakkuuden päätyttyä.

Tietojen säilyttämisessä noudatetaan kuitenkin lakisääteisiä velvoitteita, kuten kirjanpitoon liittyvien dokumenttien säilytys lakisääteiden ajan.

11. Rekisteri- ja tietosuojaselosteen muuttaminen ja päivittäminen

Tarvittaessa esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa tai palveluidemme kehittämisestä johtuen voidaan tietosuojaselostetta muuttaa tai päivittää. Ilmoitamme mahdollisista muutoksista rekisteröidyille.